Sistem Pengendalian Intern

Jika sebuah perusahaan transaksi keuangannya sangat banyak maka diperlukan suatu pengawasan yang lebih agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan ataupun penyimpanan, baik kas, transaksi maupun bukti dan juga barang dagangan. Untuk melakukan semua itu di dalam akuntansi disebut dengan Sistem Pengendalian Intern (SPI). SPI berbeda dengan audit, kalau SPI untuk mengurangi kesalahan dan penyelewengan dalam penyelenggaraan pembukuan, sedangkan audit adalah kegiatan untuk mengetahui ada tidaknya kesalahan dan penyelewengan dalam penyelenggaraan pembukuan

SPI untuk tiap-tiap perusahaan bisa berbeda-beda tergantung jenis perusahaan dan kekomplekan pembukuan perusahaan. Tapi prinsip-prinsip pokok SPI dapat diterapkan untuk semua perusahaan.
Tujuh buah prinsip pengendalian intern yang pokok yaitu :

Penetapan tanggung jawab secara jelas
Tiap karyawan harus punya job deskripsi yang jelas. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas maka akan sulit untuk meminta pertanggung jawaban apabila ada kesalahan.

Penyelenggaraan pencatatan yang memadai
Segala transaksi harus ada buktinya. Bengan adanya bukti transaksi maka kemungkinan ada transaksi yang terlewatkan dalam pencatatan bisa dikurangi seminim mungkin. Bukti-bukti ini nantinya juga berguna apabila perusahaan melakukan audit atau apabila perusahaan diperiksa oleh kantor pajak, dsb.

Meng-asuransikan kekayaan dan karyawan perusahaan
Kekayaan perusahaan harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai. Begitu juga dengan karyawan yang mengurusi bagian keuangan juga diasuransikan untuk antisipasi kemungkinan kerugian karena pencurian oleh karyawan.

Pemisahan bagian pencatatan dengan bagian penyimpanan aktiva
Prinsip pokok pengendalian intern adalah pegawai yang bertugas sebagai penyimpan aktiva tidak diperkenankan mengurusi bagian pencatatan aktiva tersebut. Contoh seorang kasir tidak boleh juga sebagai bagian pencatatan transaksi kas atau membuat laporan arus kas.

Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan
pencatat atas transaksi yang berkaitan harus dipisah orang yang mencatatnya. Misal orang yang mencatat penerimaan kas di pisah dengan orang yang mencatat penjualan/ piutang. Hal ini tujuannya agar tiap individu yang mencatat dapat dikoreksi oleh rekannya yang lain yang mencatat transaksi berkaitan dengan temannya. Contoh dalam transaksi pembelian. Pembuat pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran kepada pemasok harus ditangani oleh orang yang berbeda.

Penggunaan peralatan elektronik
Apabila memungkinkan, hendaknya perusahaan menggunakan peralatan elektronik untuk mencatat transaksi dan kegiatan2 lain yang berkaitan dengan perusahaan.

Pelaksanaan pemeriksaan secara independen
Apabila sitem pengendalian intern sudah diterapkan, bukan berarti perusahaan sudah terbebas dari penyelewengan dan penyalahgunaan. Karena bisa saja kecurangan masih bisa terjadi bila ada kesempatan untuk melakukannya. Maka perusahaan perlu untuk melakukan pemeriksaan secara berkala atau audit terhadap kekayaan perusahaan. Kalau untuk stock bisa dilakukan stok opname, dan untuk bagian keuangan bisa dilakukan audit keuangan dengan melakukan cut off untuk transaksi sampai tanggal tertentu.

Read more »

Posted in: sistem pengendalian intern

Aplikasi Akuntansi : Jurnal Apa ?

Setelah pada posting sebelumnya saya membahas tentang bagaimana mengenali jenis transaksi berdadarkan bukti yang ada. Pada posting kali ini saya akan membahas tentang jurnal. Setelah kita tahu jenis rekening/ account sebuah bukti maka langkah selanjutnya adalah meng-jurnal bukti tersebut ke jurnal yang sesuai. Masalahnya apakah kita akan menjurnal per pasang per pasang debit dengan kredit ? seperti pada teori di bsngku kuliah/ sekolah. Kalau transaksinya sedikit tidak masalah, tapi kalau transaksinya sangat banyak kalau harus menjurnal per pasang per pasang debit dan kredit, cape deh....

Dalam dunia kerja segalanya harus cepat, manajemen membutuhkan data yang cepat tersaji untuk dapat cepat membuat keputusan atau planning sehingga bisa tetap bersaing dengan para pesaing. Dan data yang dihasilkan oleh seorang accounting sangat penting bagi manajemen dapat menentukan planning atau membuat sebuah keputusan. Oleh karena itulah seorang accounting harus bisa bekerja secara cepat dan efisien.

Langsung saja. Untuk lebih efisien maka jurnal-jurnal yang kita buat kita kelompok-kelompokkan sesuai dengan jenis jurnal. Ada lima jenis jurnal yaitu : jurnal kas masuk, jurnal kas keluar, jurnal penjualan, jurnal pembelian dan jurnal memorial.
Jurnal kas masuk dan kas keluar biasanya digabung menjadi arus kas. Arus kas adalah arus keluar masuk kas. Setiap pengeluaran tunai atau pemasukan tunai maka dimasukkan ke dalam jurnal keluar masuk kas. Termasuk juga menerimaan tunai karena penjualan.
Jurnal Penjualan punya kaitan dengan Piutang Dagang. Jika penjualannya adalah kredit maka akan timbul piutang. Penjualan tunai dengan penjualan secara kredit pencatatannya harus dipisah. Penjualan tunai biasanya sudah masuk dalam jurnal kas masuk, kemudian pada akhir periode ditambahkan dengan penjualan kredit untuk mengetahui omset atau total penjualan.
Jurnal Pembelian punya kaitan dengan Hutang Dagang. Segala jenis pembelian kalau pembeliannya kredit maka harus dimasukkan Jurnal Pembelian.
Jurnal Memorial adalah jurnal yang mencatat transaksi yang tidak termasuk empat jurnal di atas. Contoh jurnal memorial adalah pembebanan penyusutan aktiva perusahaan.

Jurnal-jurnal yang tersebut di atas nantinya masih dikelompokkan lagi sesuai dengan account atau rekening masing-masing transaksi.

Read more »

Posted in: hutang,jurnal,kas,pembelian,penjualan,piutang

Aplikasi Akuntansi : Ini Transaksi Apa?

Seorang teman yang baru saja bekerja menjadi accounting bingung ketika dihadapkan pada kenyataan di lapangan tidak seperti teori ketika masih menjadi mahasiswa. Dia diberikan bukti-bukti transaksi perusahaan. Yang membuat dia bingung adalah bukti ini masuk mana, maksudnya masuk rekening apa. Dari kasus teman tersebut saya jadi tergerak untuk sedikit berbagi pengetahuan aplikasi akuntansi di dunia kerja. Aplikasi akuntansi ini mungkin akan saya buat berseri. Jadi doakan saja saya ada waktu untuk membagi ilmu.

Untuk kasus di atas, saya bisa memberikan sedikit poin yang harus diingat. Ada dua poin yang perlu diingat, yaitu : satu, seorang accounting harus banyak bertanya. Jadi seorang accounting itu harus cerewet. Kenapa harus cerewet? tidak lain karena seorang accounting itu harus tahu historis sebuah transaksi. Misalnya, perusahaan membeli sebuah barang. Maka seorang accounting harus bertanya, ini untuk apa? sudah dibayar atau belum? bayarnya pakai apa? dll. Poin kedua yaitu seorang accounting harus menggunakan logika. Untuk mengetahui sebuah bukti termasuk transaksi apa, mungkin bisa menggunakan urutan beberapa pertanyaan berikut :

1. Ini apa? pertanyaan ini bisa dijawab dengan melihat keterangan pada bukti transaksi, misalnya dibukti tertulis "pembelian kertas hvs". Maka resume-nya adalah Kertas hvs.
2. Ini untuk apa? pertanyaan ini bisa dijawab dengan melihat keterangan tambahan, kalau keterangan tambahannya tidak ada maka kita harus bertanya pada orang yang berkompeten, mungkin bagian pembelian atau bagian yang order kertas hvs tersebut. Jika jawabannya adalah "itu kertas untuk administrasi" maka kita sudah bisa menentukan transaksi tersebut masuk rekening apa. Yaitu rekening biaya administrasi. Jika jawabannya adalah "itu kertas untuk bagian produksi untuk membuat buku (misalnya perusahaannya adalah perusahaan percetakan)" maka kita bisa menentukan transaksi tersebut masuk rekening Bahan Baku.
3. Sudah dibayar atau belum ? untuk menjawab pertanyaan ini kita perlu bertanya ke bagian kasir atau bagian kas
4. Ini termasuk jurnal apa ? Perlu diketahui bahwa ada lima jenis jurnal yaitu : 1. jurnal kas masuk, 2. jurnal kas keluar, 3. jurnal penjualan, 4. jurnal pembelian, dan 5. jurnal memorial.

Dari tiga pertanyaan di atas (urutan nomor 1-3) kita bisa simpulkan bahwa pertanyaan pertama tentang jenis barang, pertanyaan kedua tentang jenis rekening transaksi (rekening debet) dan pertanyaan ketiga adalah lawan transaksi dari pertanyaan kedua (rekening kredit). Sedangkan pertanyaan nomor empat adalah untuk mengelompokkan transaksi-transaksi. Jika pembayaran tunai atau penerimaan tunai maka nantinya dimasukkan dalam transaksi kas keluar masuk, meskipun dalam keterangan bukti transaksi tertulis pembelian bahan baku bukan berarti masuk jurnal pembelian jika dibayar tunai. Jika ada penjualan tunai maka juga harus dimasukkan transaksi kas masuk. next time mungkin saya akan membahan aplikasi lima jurnal di atas

Read more »

Posted in: akuntansi dasar,bukti,hutang,jurnal,kas,piutang,transaksi